mini - 24.12.2025 - 08:32

Da. Pravila hrambe morajo biti zapisana in morajo upoštevati vso področno zakonodajo (ZDavP-2, ZDDV-1, ZEPDSV, SRS 2024, PSR. Opredeliti mora vrsto listin, ki se bo arhivirala, časovne roke hrambe (elektronsko, mikrografsko), tehnološko rešitev ((lastna hramba ali pri ponudniku storitev), kdo je skrbnik dokumentacije, način zagotavljanja varnosti in način dostopnosti. Zagotoviti mora, da se dokumenti v času hrambe ne bodo spreminjali. Pravno varnost daje izključno certificiran arhiv (ZVDAGA), ampak  davčnih primerih je scan ok. Še vedno pa bo društvo najverjetneje pomembne listine (notarski zapisi ipd.) hranilo v izvorni obliki dokler bo ta listina relevantna.  En dober članek je bil o tem napisan v reviji Sir-Ius.  

Simona - 24.12.2025 - 08:54

mini imate mogoče dostop in bi kopirali ta članek?  Hvala 

Martin Krpan - 24.12.2025 - 12:30

Ker prihajajo prazniki, sem postavil vprašanje "blotnemu Krpanu" :)) - podal vprašanje na:
https://aidavki.si/    ;;
in pridobil naslednji odgovor (copy - paste odgovora).
Lep zasneženi Božič vam želim.

Odločitev društva za elektronsko hrambo – ali jo je treba kam zabeležiti?
Na podlagi veljavnih pravil o hrambi dokumentacije in računovodstvu organizacij izhaja:
način hrambe (papirno ali elektronsko) mora biti določen v internem aktu društva,
ni pa nikjer določeno, da bi bilo treba to odločitev posebej vpisovati v kakšen zunanji register (npr. sodni ali drug register).
V nadaljevanju povzamem, kaj je razvidno iz zakonodaje in računovodskih pravil, ki so navedena v besedilu.
????️ Kje mora biti odločitev o elektronski hrambi zapisana?
1. Splošni / notranji akt društva
Po pravilih skrbnega računovodenja (PSR) in računovodskih standardih:
PSR 1 (Knjigovodske listine) določa, da organizacija:
v svojem splošnem aktu opredeli način hrambe knjigovodskih listin
(ali v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov),
v istem aktu opredeli tudi roke hrambe izvirnih listin, pri čemer:
ti roki ne smejo biti krajši od rokov, ki so določeni v veljavnih predpisih.
Iz tega sledi:
Odločitev, da se dokumentacija hrani v elektronski obliki, mora biti:
zapisana v splošnem aktu društva, npr.:
pravilnik o računovodstvu,
sklep o hrambi poslovne dokumentacije,
drugi interni / posebni akt, ki ureja računovodstvo in hrambo dokumentacije.
Ni zahteve, da mora biti to zapisano prav v statutu; zadošča, da je v enem izmed splošnih ali posebnih aktov društva, ki urejajo računovodstvo in hrambo.
2. Poseben pomen za društva – ZDru-1
Zakon o društvih (ZDru-1) v 26. členu določa:
društvo mora zagotavljati podatke o finančnem in materialnem poslovanju:
na način in v obliki, ki ju določi s temeljnim ali posebnim aktom,
v skladu z zakonom in računovodskim standardom za društva;
vodenje poslovnih knjig in sestava letnega poročila morata biti v skladu z računovodskim standardom za društva.
To pomeni:
tudi društvo mora način vodenja in hrambe (tudi če je elektronska) urediti:
v temeljnem aktu (statutu) ali
v posebnem aktu (npr. pravilnik o računovodstvu, sklep o hrambi dokumentacije).
3. Zapisnik seje organa društva
V ozadju ni izrecne zahteve, da bi morala biti odločitev posebej zabeležena v zapisniku (npr. seje upravnega odbora). Vendar izhaja:
ker je treba splošni ali posebni akt sprejeti (spremeniti ali dopolniti), to praviloma:
stori pristojen organ društva (npr. skupščina, upravni odbor – odvisno od statuta),
odločitev o sprejetju ali spremembi tega akta je nato običajno zabeležena v zapisniku.
To je torej logična posledica postopka sprejemanja akta, ne pa posebna, dodatna zakonska zahteva o zapisniku za elektronsko hrambo kot tako.
4. Vpis v register (AJPES, drugi registri)
V navedenih predpisih in pojasnilih:
ni nikjer določeno, da bi moral zavezanec (tudi društvo) način hrambe (papirno vs. elektronsko) prijaviti ali vpisati v kakšen zunanji register.
Relevantne določbe o registrih (npr. poslovni register) se nanašajo na:
vpis subjekta, spremembe statusnih podatkov ipd.,
ne pa na interni način vodenja in hrambe dokumentacije.
Pravne zahteve za elektronsko (računalniško) hrambo
Iz kombinacije davčnih in računovodskih pravil izhajajo naslednje ključne zahteve.
1. Pristnost izvora, celovitost in čitljivost
Za hrambo poslovnih listin in računov v elektronski obliki je zahtevano:
da je v celotnem obdobju hrambe zagotovljeno:
pristnost izvora (da je razvidno, kdo je listino izdal),
celovitost vsebine (da se podatki ne morejo nenadzorovano spreminjati ali brisati),
čitljivost (da se dokument lahko bere in reproducira v nespremenjeni obliki).
To neposredno izhaja iz:
pravil glede hrambe listin za DDV (ZDDV-1 in povezani pravilnik),
pravil glede elektronske obdelave podatkov (ZDavP-2, 38. člen),
PSR 1, ki določa, da je treba elektronske listine hraniti tako, da je možna:
sledljivost,
popolnost arhiviranja,
možnost ponovnega reproduciranja ali izpisa v prvotni nespremenjeni obliki.
2. Roki hrambe – povezava z davčnimi predpisi
Po:
in 32. členu ZDavP-2:
dokumenti in evidence, ki so pomembni za davčne namene, se morajo hraniti:
do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka,
razen če drug poseben zakon določa daljši rok;
ZDDV-1:
za račune in evidence, pomembne za DDV, je obvezna hramba 10 let (primer iz zgleda v besedilu).
PSR 1 določa:
da si organizacija sicer sama določi roke hrambe v splošnem aktu,
vendar minimalni roki ne smejo biti krajši od rokov, ki jih določajo davčni in drugi predpisi.
Za društvo to pomeni:
tudi pri elektronski hrambi se roki ne skrajšajo – še vedno mora zagotoviti hrambo:
za obdobja, ki jih zahtevajo ZDavP-2, ZDDV-1 in drugi relevantni predpisi.
3. Elektronska obdelava podatkov – ZDavP-2, 38. člen
Če društvo podatke obdeluje elektronsko, mora upoštevati:
zahteve glede:
izpisa, dostopa in vpogleda na zahtevo davčnega organa,
hrambe podatkov na način, da:
ni mogoče spreminjanje podatkov brez sledenja vseh sprememb,
so ohranjeni izvorni podatki in vse poznejše spremembe.
Kršitev teh določb je v besedilu označena kot:
davčni prekršek ali celo posebno hudi davčni prekršek,
z visokimi globami, če gre za elektronsko obdelavo podatkov v nasprotju s pravili.
4. Pretvorba papirnih dokumentov v elektronske (in obratno)
Iz pojasnil glede DDV in ZVDAGA izhaja:
dokumentacijo (npr. račune) je dovoljeno:
hraniti v elektronski obliki, tudi če je bila prvotno v papirni obliki,
pod pogojem, da:
je pretvorba (zajem) izvedena v skladu z ZVDAGA,
so zagotovljeni pogoji varne hrambe in
enakovrednosti zajetega gradiva izvirniku.
Dokumenti, poslani v PDF po e-pošti:
se štejejo za elektronske dokumente,
praviloma se hranijo v izvirni (elektronski) obliki,
lahko pa se dokumentirajo v drugi elektronski ali mikrofilmski obliki pod pogoji ZVDAGA,
lahko se tudi natisnejo in hranijo v papirni obliki, če:
je zagotovljena pristnost in celovitost s postopki za nadzor poslovanja (revizijska sled).
Za društvo to pomeni:
če se odloči za elektronsko hrambo:
mora zagotoviti ustrezen sistem zajema in hrambe,
ki izpolnjuje pravila ZVDAGA in ZDavP-2 / ZDDV-1.
Povzetek – odgovori na vaša vprašanja
Ali je treba odločitev o elektronski hrambi uradno zabeležiti?
Da, v smislu:
da mora biti način hrambe (tudi elektronska hramba) določen v:
splošnem ali posebnem aktu društva
(npr. statut, pravilnik o računovodstvu, sklep o hrambi dokumentacije),
ta akt mora biti sprejet po postopku, ki ga predvideva statut društva.
Dodatna, posebna prijava (npr. v kak register) iz navedenih predpisov ne izhaja.
Ali mora biti to vpisano v statut?
Iz predpisov izhaja, da lahko društvo:
način vodenja in hrambe določi v temeljnem (statutu) ali v posebnem aktu.
Torej ni nujno, da je prav v statutu, vendar je obvezno, da je:
jasno zapisano v nekem internem aktu, ki ureja računovodstvo / hrambo.
Ali je treba to kam vpisati (register)?
V navedenih pravilih ni zahteve po:
vpisu načina hrambe dokumentacije v sodni ali kak drug register.
Pomembno je, da:
je dokumentacija (ne glede na obliko) hranjena v skladu z roki in pogoji iz:
ZDavP-2, ZDDV-1, ZVDAGA, PSR in računovodskih standardov.
Katere so ključne pravne zahteve glede elektronske hrambe?
določitev načina hrambe v internem aktu društva;
zagotovitev:
pristnosti izvora,
celovitosti vsebine,
čitljivosti in možnost ponovnega izpisa v nespremenjeni obliki;
spoštovanje minimalnih rokov hrambe, ki jih določajo davčni in drugi predpisi;
izpolnjevanje zahtev ZDavP-2 glede elektronske obdelave podatkov (dostopnost, sledljivost, prepoved brisanja brez shranitve izvirnikov in sprememb);
pri pretvorbi med papirno in elektronsko obliko – upoštevanje pravil ZVDAGA o zajemu in varni hrambi.
Kaj vam še lahko pomagam razjasniti?
Ali želite, da skupaj konkretno oblikujemo, kaj naj bi vseboval notranji akt društva o hrambi dokumentacije (npr. osnovna struktura pravilnika ali sklepa o elektronski hrambi)? .... itd. itd. itd. :))