mojca111 - 15.10.2007 - 11:42

mislim, da tole kar velja...samo preštevilčite si člene iz ZDDV-1 


Pogoji za izdajanje in pošiljanje računov v elektronski obliki (2. odstavek 35. a člena ZDDV) [Natisni] (668  Branj)

Št.: 42601-441/2004

I. PRAVNE PODLAGE

Zakon o davku na dodano vrednost

Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 97/04-UPB2 in 114/04, v nadaljevanju: ZDDV) v drugem odstavku 35. a člena določa, da so računi lahko izdani tudi v elektronski obliki, če s tem soglaša kupec oziroma naročnik. Pogoji za pošiljanje in izdajanje računov v elektronski obliki so predpisani s Pravilnikom o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 17/04, 45/04, 84/04 in 122/04, v nadaljevanju: pravilnik).

V 34. členu ZDDV je določeno, da mora račun (tudi račun v elektronski obliki), izdan davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, vsebovati naslednje podatke:

• datum izdaje;

• zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;

• identifikacijsko številko za DDV, pod katero davčni zavezanec opravi dobavo blaga ali storitev;

• identifikacijsko številko za DDV naročnika oziroma kupca, če je naročnik oziroma kupec plačnik DDV za nabavljeno blago oziroma storitve ali če mu je dobavljeno blago v skladu z 31. a členom ZDDV;

• ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega naročnika;

• količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev;

• datum opravljene dobave blaga oziroma datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana, oziroma datum prejetega predplačila, če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa;

• davčno osnovo, od katere se obračunava DDV po posamezni stopnji ali na katero se nanaša posamezna oprostitev, ceno na enoto blaga ali storitve brez DDV in kakršnakoli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto;

• uporabljeno stopnjo DDV;

• znesek DDV, razen če je z ZDDV ali s predpisom, izdanim na njegovi podlagi, drugače določeno.

Če davčni zavezanec opravi dobavo blaga oziroma storitev, za katero je predpisana oprostitev plačila DDV, mora biti na računu navedena določba ZDDV, ki določa oprostitev.

Če davčni zavezanec opravi dobavo blaga oziroma storitev, za katero je predpisano, da je plačnik DDV naročnik, mora biti na računu navedena določba ZDDV, na podlagi katere je plačnik DDV naročnik.

Davčni zavezanec, ki obračunava DDV od dosežene razlike v ceni, mora na računu navesti določbo zakona, na podlagi katere obračunava DDV od razlike v ceni.

Če je plačnik DDV davčni zastopnik v smislu drugega odstavka 12. člena ZDDV, mora izdajatelj računa na računu navesti njegovo identifikacijsko številko za DDV ter njegovo ime in naslov.

Za davčne zavezance iz 45. člena ZDDV velja, da morajo po 96. členu pravilnika na računu navesti najmanj naslednje podatke:

• datum izdaje;

• zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;

• svojo firmo oziroma ime in sedež oziroma stalno prebivališče;

• prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV);

• skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV).

Če davčni zavezanec iz 45. člena ZDDV izda račun drugemu davčnemu zavezancu, mora na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma o obsegu in vrsti opravljenih storitev.

Hranjenje dokumentacije in s tem tudi elektronsko izdanih in prejetih računov predpisuje 57. člen ZDDV, ki v prvem odstavku določa, da mora davčni zavezanec hraniti vso prejeto in izdano dokumentacijo, še posebno pa prejete in izdane račune, dokumente o popravkih računov, dokumente o opravljenem izvozu in uvozu, finančno dokumentacijo, dokumente, na podlagi katerih je uveljavljal oprostitev DDV, obračune DDV in vse druge knjigovodske listine, ki se kakorkoli nanašajo na promet blaga in storitev oziroma uvoz blaga in so pomembne za obračunavanje in plačevanje DDV, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se te listine nanašajo. V skladu z drugim odstavkom tega člena mora davčni zavezanec dokumentacijo, ki se nanaša na obdavčevanje nepremičnin po ZDDV, hraniti najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanaša.

Četrti odstavek omenjenega člena posebej določa pogoje in način hrambe dokumentacije v elektronski obliki. Davčni zavezanec lahko dokumentacijo iz navedenega člena hrani tudi v elektronski obliki, če je v obdobju iz prvega oziroma drugega odstavka tega člena davčnemu organu zagotovljen dostop do tako shranjenih podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov in če so izpolnjeni naslednji pogoji:

• podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so dosegljivi in primerni za poznejšo porabo;

• podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti;

• iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema;

• uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov oziroma sporočil.

Zakon o davčnem postopku

V skladu z 29. členom Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 18/96, 87/97, 35/98 - odl. US, 82/98, 91/98, 108/99, 37/01 - odl. US, in 97/01, v nadaljevanju: ZDavP) in s 407. in 409. členom ZDavP-1 mora davčni zavezanec, ki računalniško obdeluje podatke, na zahtevo davčnega organa zagotoviti izpis podatkov na zahtevanih medijih ter dostop do programske in strojne opreme, preizkušanje ustreznosti računalniških programov in ustreznosti računalniške obdelave podatkov.

Davčnemu organu mora davčni zavezanec dati na voljo dokumentacijo, iz katere je razviden popolen opis dela računovodskega sistema. Iz dokumentacije morajo biti razvidni podsistemi in datoteke računovodskega sistema. Dokumentacija mora zagotavljati vpogled v:

1. računalniško rešitev;

2. postopke v okviru računalniške rešitve;

3. kontrole, ki zagotavljajo pravilno in zanesljivo obdelavo podatkov;

4. kontrole, ki zagotavljajo pravilno in nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali hranjenje računalniških zapisov.

Vsaka sprememba računalniške rešitve (računalniških programov) mora biti dokumentirana v časovnem zaporedju nastanka spremembe, skupaj z datumom spremembe. Iz dokumentacije mora biti razvidna tudi vsaka sprememba oblike datotek.

V petem odstavku 226. člena ZDavP je določeno, da se samostojni podjetnik ali druga fizična oseba, ki opravlja dejavnost, kaznuje za prekršek z denarno kaznijo od 400.000 do 6.000.000 tolarjev, pravna oseba pa z denarno kaznijo od 1.000.000 do 6.000.000 tolarjev, če na zahtevo davčnega organa ne zagotovi izpisa in preizkušanja računalniško obravnavanih podatkov.

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu

Računi v elektronski obliki morajo zadostiti zahtevam, navedenim v Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 98/04, v nadaljevanju: ZEPEP - UPB1), ki je pod določenimi pogoji (dosegljivost in primernost podatkov za poznejšo uporabo) izenačil klasično papirno in elektronsko obliko hranjenja.

Splošno formulacijo enakovrednosti papirne in elektronske oblike natančneje določa 12. člen ZEPEP. V njem je navedenih pet pogojev, ki morajo biti izpolnjeni, da je elektronsko hranjenje dokumentov (npr. računov) zakonsko nesporno oziroma sprejemljivo:

• Podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo. (Podatki morajo biti dosegljivi tudi po poteku daljšega obdobja od njihovega zapisovanja. V tej zahtevi je vključena potreba po zagotavljanju ustreznih varnostnih kopij in preventivnih ukrepov oziroma postopkov, ki bodo preprečevali izgubo podatkov, ki bi lahko nastala ob neustreznem delovanju elektronske opreme oziroma tehnologije. Poleg dosegljivosti je treba zagotoviti tudi primernost oblike, ki bo omogočila uporabo podatkov tudi po daljšem obdobju oziroma tudi v pogojih, ko se bodo spremenile tehnične značilnosti strojne in programske opreme.)

• Podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti¹, ali v kaki drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke.

• Iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira² , komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema.

• Uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, ki ga ne bi bilo mogoče preprosto ugotoviti, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila³.

Slovenski računovodski standardi

SRS (21.9) v drugem odstavku določa, da za verodostojne knjigovodske listine veljajo tudi po telekomunikacijskih poteh oziroma pri računalniškem izmenjavanju podatkov dobljena sporočila, sestavljena iz knjigovodskih podatkov. Oseba, ki pošilja knjigovodske podatke oziroma jih vnaša v računalnik, odgovarja, da so poslani oziroma v računalnik vneseni knjigovodski podatki verodostojni, to pa potrdi z elektronskim podpisom.

II. POGOJI

Pošiljanje in izdajanje računov v elektronski obliki prek elektronskih sredstev (v nadaljevanju: elektronski računi) pomeni izmenjavo podatkov med računalniki različnih davčnih zavezancev v standardni obliki računalniškega dokumenta. Izmenjava praviloma poteka avtomatsko, brez človeškega posrednika, v nepapirni obliki.

Računi za dobave blaga oziroma opravljene storitve so lahko izdani v elektronski obliki v skladu s predpisi, ki določajo elektronsko poslovanje, če s tem soglaša tudi kupec blaga oziroma naročnik storitve in so izpolnjeni naslednji pogoji:

• zagotovljena mora biti avtentičnost izvirnika računa tako, da prejemnik računa lahko ugotovi, ali je ta račun resnično poslal izdajatelj računa;

• iz elektronskega sporočila morata biti razvidna čas in kraj odpošiljanja in prejema računa;

• zagotovljena mora biti integriteta računa tako, da uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo podatkov na računu.

Davčni zavezanec, ki pošilja in izdaja elektronske račune, mora svojo izbiro o elektronskem pošiljanju računov vnaprej priglasiti pristojnemu davčnemu organu na obrazcu eRačuni, drugače velja, da račun ni izdan za namene uveljavljanja odbitka vstopnega DDV. Obrazec eRačuni je v prilogi pravilnika in je njegov sestavni del.

Obrazec eRačuni lahko davčni zavezanec predloži davčnemu organu v papirni obliki ali v elektronski obliki prek sistema eDavki.

Davčni zavezanec sme elektronske račune uporabljati od prvega dne meseca, ki sledi dnevu priglasitve.

Ne glede na tretji odstavek tega člena davčnim zavezancem, ki so dobili dovoljenje davčnega organa za izdajanje elektronskih računov do 30. 4. 2004, ni treba priglasiti pošiljanja in izdajanja elektronskih računov v skladu s 97. členom pravilnika.

Določbe o vnaprejšnji priglasitvi za pošiljanje in izdajanje elektronskih računov iz 97. člena pravilnika se uporabljajo do 31. decembra 2005 (189. člen pravilnika).

Poleg navedenih mora davčni zavezanec, ki želi izdajati in pošiljati račune v elektronski obliki, izpolniti/zagotoviti še naslednje pogoje:

• dosegljivost podatkov v času predpisanega roka hranjenja računov;

• primernost podatkov v času predpisanega roka hranjenja računov;

• verodostojnost podatkov;

• jasno in razvidno označena identifikacija pošiljatelja in prejemnika računa;

• zanesljivost opreme in postopkov za preprečevanje nespremenljivosti podatkov.

V skladu z načelom enakovrednosti papirne in elektronske oblike računa mora davčni zavezanec zagotoviti naslednje pogoje:

• elektronski račun je podpisan z varnim elektronskim podpisom,

• overjen je s kvalificiranim digitalnim potrdilom,

• potrjen je z varnim časovnim žigom.

Davčnemu zavezancu ni treba zagotoviti pogojev, navedenih v prejšnjem odstavku, če je bil v zaprtem sistemu, ki je v celoti urejen s pogodbami med znanim številom pogodbenih strank, za posredovanje podatkov uporabljen sistem/standard EDI (Electronic Data Interchange).

¹ Tudi v EU veljajo priporočila, ki pravijo: "Kar je v elektronskem formatu, mora biti shranjeno v elektronskem formatu."
Računi v nematerializirani obliki v Evropski uniji (EU):
Zakonsko podlago za izdajanje računov v elektronski obliki (electronic invoicing) podaja Direktiva ES 2001/115/ES.
Direktiva med drugim v 2. členu jasno določa, da bodo članice EU sprejele elektronsko obliko računa le pod pogojem, da bosta zagotovljeni avtentičnost izdajatelja in integriteta vsebine računa. Oba kriterija veljata za izpolnjena le takrat, ko je račun, poslan po elektronski poti, podpisan z varnim elektronskim podpisom ali pa je za posredovanje uporabljen sistem / standard EDI (Electronic Data Interchange) (Commission Recommendation 94/820/EC).
Drugi člen navedene direktive daje članicam tudi možnost, da se davčnim zavezancem izdajanje računov v elektronski obliki po potrebi časovno omeji.

² Zagotoviti je treba avtentičnost izdanih računov in izdajatelja.

² Zagotoviti je treba integriteto vsebine izdanih računov.

VIR: http://www.gov.si/durs/index.php?lg=sl&f=ddv_070.html, 16.12.2004, 13:39