Stary - 23.01.2010 - 18:21

Ne vem sicer, kako je z zakoni, ker nisem pravnik.

A vseeno lahko potegnete paralelo z možnostjo, ki vam dovoljuje npr. poslovanje z elektronskim računom ali elektronskim arhiviranjem dokumentov.

Tu je nekaj predpisov in zagotovo ne boste ničesar "falili", če plačilno listo "vročite" v obliki PDF. Drugo je - pošiljanje po elektronski pošti. Tu vidim predvsem problem, da elektronska pošta ni zanesljiva oblika, s katero lahko dokazujete, da je prejemnik tudi v resnici prejel plačilno listo. In navsezadnje - varovanje osebnih podatkov je lahko nekoliko kritično, če elektronska pošta zaide v kak napačen poštni predal (da ima dostop do njega npr. mož, sin, sodelavec ipd...).

Skratka: ni problem PDF, problem je vročanje po e-mailu. In - če želite imeti vse tako, kot je treba, potrebujete dokaz, da je zaposleni res prejel plačilno listo.
Torej - njegov podpis, da ste mu vročili plačilno listo. Še najlažje je te podpise imeti na papirju (jaz temu ljubkovalno pravim: verzija na "škrnicelj").

Če pa boste to počeli elektronsko: edini veljavni elektronski podpis je, če uporabite certifikate (sigen-ca, halcom, poštarca...). A to je že precej bolj komplicirana reč: vsak zaposleni mora imeti svoj certifikat in imeti boste morali t.i. "varni" poštni predal (o tem se mi zdajle ne ljubi preveč podrobno), kar pa je, roko na srce, neuporabno.

Če pa že, potem približno takole:  PDFje zakriptirajte z geslom, da ga ne more prebrati, kdorkoli že ravno naleti nanj. Gesla naj bodo vročena osebno v varovanih zapečatenih kuvertah. Poskrbite, da vam zaposleni podpiše, da je prejel PDF s plačilno listo.

In, čisto nazadnje: plačilne liste ste v podjetju dolžni hraniti VEČNO. Se vam res splača "prišparati" pri papirju?