Podloznik - 16.10.2014 - 08:25

Papirnati računi so lahko shranjeni v elektronski obliki, če izpolnjujete nekaj pogojev.

Najprej, morate imeti certificirano programsko opremo za skeniranje in arhiviranje dokumentov. Proizvajalci programske opreme se lahko certificirajo (do pred kratkim se je reklo "akreditirajo") pri Arhivu RS.

Potem morate imeti izdelana in pri arhivu potrjena Notranja pravila.

S tem izpolnjujete pogoje za pravno veljavnost vašega arhiva.

Glede formata hrambe: v zakonu (ZVDAGA), oziroma v enotnih tehnoloških zahtevah (ETZ) sta opredeljena dva formata za dolgoročno hrambo: TIFF in PDF/A (torej PDF ni dovolj).

Nikakor pa ni potrebno papirnatih računov pretvarjati v XML (kar bi bil v bistvu celo nonsens), saj XML ni primeren za dolgoročno hrambo, ampak je to format za izmenjavo podatkov med izdajateljem in prejemnikom e-računa.

(O tem, da bi bil tudi za e-račun primernejši format PDF/A pa kdaj in kje drugič ;-) ... če prej ne, bomo zakon menjali takrat, ko se bomo prilagajali Nemčiji.)

Več o tem si lahko preberete na spletnih straneh Arhiva RS (http://www.arhiv.gov.si).

Toliko o teoriji in zakonodaji.

Praktični vidik in moje osebno mnenje pa je naslednje:

1. davčna uprava bo upoštevala skeniran dokument (pdf, tiff, pdf/a) tudi brez zgoraj naštetih pogojev. Če vam bodo dokazovali kakšne nepravilnosti imajo itak še vedno možnost pridobiti original od izdajatelja računa. Poleg tega račun ni samo en samostojen dokument; spremljajo ga še drugi (bančne transakcije).

2. na sodišče se ne daje originalov, ampak fotokopije. Razlika med fotokopijo in skeniranim/sprintanim originalom pa je... je ni, oziroma lahko to ugotavljajo forenziki (v kolikor nasprotna stran osporava vaš dokument). Vsaka stran v postopku namreč točno ve, ali je dokument verodostojen. V kolikor obe sprti stranki predložita enak dokument, potem itak ni problem vsebina (verodostojnost) dokumenta, ampak gre za druge stvari.

Toliko za branje ob jutranji kavici :-)