krpan in druščina postani član

Naslov teme: Arhiviranje dokumentacije

3546  19.11.2023 - 11:52h / Ostalo / Avtor: Bealina / 840 / 12

V nasem podjetju gremo na elektronsko arhiviranje, pa ne vemo kje zaceti. Zdaj imamo star sistem arhiviranje originalnih dokumentov skladno z zakonskimi roki.
kam naj se obrnemo, kje naj si t
o tem kaj preberemo? Kako imate vi to urejeno?
hvala vam

S-orhidejca - 19.11.2023 - 11:55

Elektronsko arhiviranje
21.04.2022

Tako zakon o davku na dodano vrednost kot zakon o davčnem postopku dovoljujeta elektronsko arhiviranje dokumentacije, vendar morajo biti za to izpolnjeni določeni pogoji. Davčni zavezanec mora zagotoviti, da bo davčnemu organu kadarkoli do poteka absolutnega zastaralnega roka za zastaranje pravice do odmere davka zagotovil dostop do tako shranjenih podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov, določeni pa so še štirje dodatni pogoji.
Za elektronsko arhiviranje podatkov lahko podjetje poskrbi samo, lahko pa sklene pogodbo z za to usposobljenim podjetjem ter se tako znebi gore papirja, istočasno pa si omogoči hitrejši dostop oziroma lažje iskanje in pregledovanja arhiviranih listin in podatkov. Od vas in vaših potreb je odvisno ali želite imeti klasično digitalno hrambo za lažji dostop ali elektronsko arhiviranje s potrjenimi notranji pravili s strani Arhiva Republike Slovenije, ki zagotovi pravno veljavnost elektronsko hranjenih dokumentov. Slednji postopek je dalji in od vas potrebuje več aktivnosti in formalnih ureditev, ki so povezani tudi z višjimi stroški, saj Arhiv RS preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Če Arhiv ugotovi skladnost, ta pravila potrdi, s tem pa je zagotovljena pravna veljavnost arhiviranih podatkov že na podlagi zakona. Področje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).
Obenem naj spomnimo še na Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), Ur.l. RS št. 40/2006, ki v 14. členu predpisuje delodajalcem, da dokumente s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.
 

Upokojenec - 20.11.2023 - 08:25

Prvi korak je po mojem, da ugotovite, kaj o tem vedo v vasem IT oddelku, kaksno programsko opremo imate in kaksna je vasa infrastruktura.
Nato se seznanite z zakonodajo (ZVDAGA, ETZ, GDPR, ZVOP), da boste lahko zacrtali arhitekturo e-arhiva in izdelali Notranja pravila, ki jih je potrebno potrditi pri Arhivu RS....se prej pa poiscite enega od ponudnikov certificirane programske opreme, da bodo Notranja pravila odrazala dejansko stanje.
v kolikor pa zelite resitev v oblaku, ker nimate ustrezne infrastrukture, pa tudi poiscite certificiranega izvajalca; seznami so na Arhivu RS...no, vsaj morali bi biti. Upam, da so ze usposobili portal...

toliko na kratko, ker ne vem, kako veliko je vase podjetje.
Morda se en nasvet - pa ne razumite me narobe: ce pri vas ne veste, kako bi zaceli in/ali nimate IT oddelka, potem bi vam predlagal, da poiscete svetovalca, ker dvomim, da lahko to naredi nekdo, ki ne ve, kje zaceti. Podrocje e-arhiviranja je obsezno; ker so ga, kot obicajno, EU pravniki zeeelo zakomplicirali, nasi pa tudi prav nic poenostavili...

in ne, ne iscem strank in ne ponujam se vam za svetovalca, ker ne zelim delati nelojalne konkurence tistim, ki od tega zivijo.
lahko pa kaj pokomentiram, ali odgovorim na konkretno vprasanje, saj sem se s tem ukvarjal zadnjih 30 let :-)

Srecno pri izbiri!
 

D.K. - 20.11.2023 - 10:58

To je bila moja tema diplomske naloge, pa sem kar prevej zbrskal o tem. Moje priporočilo o tem, kar sem prebral in poslušal je Accountingbox dokumentni sistem. Ne vem pa, kako to izgleda v praksi, sem pa o njih slišal veliko dobrega. Gotovo se najde kdo, ki bo tudi kaj pokritiziral in bom z veseljem tudi to prebral, če kdo napiše. Ravno prejšnji teden so imeli webinar o tej temi . priporočam poslušanje, kakih 40minut se mi zudi...
https://www.youtube.com/watch?v=unagA6cvktU&t=24s&ab_channel=AlenJovanovi%C4%87-Verbanac 

Upokojenec - 20.11.2023 - 11:33

Ali je vasa diplomska naloga kje na voljo?

glede vasega priporocila: pogresam informacijo, ali je ponudnik in resitev certificirana pri Arhivu RS?
v kolikor ni, potem ni ustrezna za ukinitev papirnatega arhiva.
Pa tudi 500MB je zelo majhen arhiv, ce upostevamo zivljenjsko dobo dokumentov....

D.K. - 20.11.2023 - 18:54

Accountingbox je ena od štirih, ki so certificirani arhivar, ja. Nekje bi morala biti objavljena, ja. Nisem preverjal.

Upokojenec - 21.11.2023 - 16:44

Hm, jaz te programske resitve ne vidim na seznamu certificirane programske opeme.
niti podjetja pronet ne na seznamu ponudnikov storitev.
Nenavadno se mi je zdelo, da certifikata ne bi navajali na svoji spletni strani, saj je to najbolj pomemben podatek za vsakega uporabnika.

Informatik234 - 21.11.2023 - 19:36

Tole, da je Accountingbox  ena od štirih ne bo prav nič držalo in je navadna laž. V državi je kar nekaj certificiranih ponudnikov hrambe arhivskega gradive, arhivar pa je v RS samo eden, ki se sme tako imenovati in to je Arhiv Republike Slovenije.
Certifikacijo za storitve hrambe je potrebno podaljševati vsako leto, na tem sem tudi sam delal 12 let, ter skupaj z neodvisnimi revizorji, ki jih pošlje ARS preverjal v kolikor je programska oprema skladna z ETZ.
Sam nebi delal reklame za podjetje v katerem sem delal , lahko pa navedem vsak dve konkurenčni z 40 let izkušenj, to sta npr Mikrocop in Mikrografija, ki imata v svojih elektronskih arhivih skupno od 500 miljonov do miljarde dokumentov.
Lahko pa si malo pogledate v registru ponudnikov, ki ga vodi ARS.

https://www.gov.si/zbirke/storitve/register-ponudnikov-opreme-in-storitev/
 

D.K. - 21.11.2023 - 20:36

Jaz nisem šel tako globoko, niti nisem strokovnjak za te zadeve. V zgornjem postu sem dodal link od webinarja, kjer predavatelj prav to izjavi in od tukaj črpam informacije. Če so napačne, potem se opravičujem. Ampak ne vidim fore, zakaj bi človek na webinarju, ki je javno objavljen, lagal!?
Hvala Informatik234 za informacije. Vsaka je koristna!

Upokojenec - 23.11.2023 - 11:28

Zelo suvereno ste pisali o tem, da ste za diplomsko nalogo o tem precej izbrskali in priporocali resitev, ki ne izpolnjuje niti osnovnih pogojev za zakonsko skladen e-arhiv.
na vprasanje, ce je diplomska naloga kje dostopna, pa niste odgovorili.
Podobno kot Informatik234 imam tudi jaz izkusnje z vsakoletnim certificiranjem programske opreme po ZVDAGA/ETZ, pa kljub temu (ali pa ravno zaradi tega) ne bi upal predlagati nobenega ponudnika kar na pa,et, brez, da bi spoznal podjetje, ki zeli narediti prehod na e-arhiv.

na vprasanje, zakaj so na webinarju neresnicne informacije, pa morate vprasati predavatelja.
jaz sem na raznih konferencah doma slisal ze toliko neresnic in zavajanj, da bi lahko knjigo napisal.

Upokojenec - 23.11.2023 - 11:41

No, zdaj sem preletel se webinar, da ne bo kdo mislil, da kar nekaj kritiziram.
Webinar dokazuje, da predavatelj dejansko ne pozna zakonodaje in celo zavaja.
od cca 36 minute dalje lahko slisite toliko banalnih izjav, da je to sramota za IT stroko - samo najvecjo nebulozo bom omenil: Uporabnikom recimo svetuje, da naj papirnate dokumente se vedno hranijo v fasciklih.
za skeniranje, e-podpisovanje, casovno zigosanje se ni slisal?

ja, vcasih je veljalo, da papir prenese vse.
ocitno to velja tudi webinar.
 

Slavko (AccountingBox) - 27.11.2023 - 14:17

Zahvaljujemo se "Upokojencu" za kritiko. Na srečo smo prejeli zelo veliko pozitivnih komentarjev na izveden webinar. In v želji, da ohranimo kulturo dialoga, samo kratki komentarji:
- podjetje PRONET, Kranj in AccountignBox NISMO certificiran arhivar,
- AccountingBox Dokumentni sistem je POVEZAN s tremi certificiranimi arhivarji,
- zakonodajo in stališče Arhiva RS predvidevam vsi POZNAMO
- hramba dokumentov, ki so prišli v podjetje v papirni obliki, mora ostati v fasciklu, če ne želimo uporabljati certificirane hrambo (z vsemi atributi, ki so navedeni v prejšnih postih).

P.S. Srečno pri ocenjevanju kompetence zapisov na forumih.
 

Upokojenec - 30.11.2023 - 14:59

Hvala za pojasnila.
Mislim, da je dobro, da se stvari razcistijo, saj je D.K. navedel napacne informacije.
Samo zato sem se tudi oglasil, sicer pa sem res upokojen.
webinar sem preletel, poslusal sem tisti del, ko ste svetovali hrambo papirja.
morda sem preslisal, ampak niste omenili, da svetujete skeniranje (in uporabo certificiranega arhiva), zato sem tudi to komentiral, ker mislim, da ni prav, da uporabnikom svetujete mesan nacin arhiviranja, kjer se potem vedno potrebno vprasati, kaj je kje arhivirano...
pod nebuloze uvrscam tudi vas komentar  o sivi coni...ker e-arhiviranje ni nobena siva cona, saj so dolocila ZVDAGA/ETZ jasna.
in kot pravite, vam je to poznano.

pa srecen lov za strankami.