Naslov teme: papirni arhiv dokumentov?
1180 18.03.2025 - 08:37h / Ostalo / Avtor: anan / 713 / 3
Sprašujem za prejete račune, izdane račune + dobavnice, plačilne liste, potne naloge, bančne izpiske. Vse te dokumente imamo v račinovodskem programu, in še vedno v papirni odlogi. Kaj moramo storiti, da se znebimo papirja?
frfa - 18.03.2025 - 10:37
Arhiv ureja ZGD, SRS in še posebej Pravila skrbnega računovodenja. Arhiv pa ne loči med papirnimi in digitalnimi zapisi, zato je vseeno v kakšni obliki poslovno dokumentacijo arhivirate. Pomembno je, da jo lahko kadarkoli prikličete, kar pomeni, da je tudi arhiv podvržen nadgradnjam. Digitalno pomeni na mikrofilmih, na diskih v pdf, v računovodskih programih - dokler poskrbite, da lahko tisti pdf kadarkoli odprete in da je scan dobro čitljiv.
Penzionist - 19.03.2025 - 08:16
Malo prevec ste poenostavili.
pravno veljavnost arhiviranih e-dokumentov ureja ZVDAGA in vsekakor ni dovolj, da imate dokumente cittljivo poskenirane, ampak mora biti sistem, oz. e-arhiv skladen z ETZ,kar pomeni, da mora biti programska oprema certificirana pri Arhivu RS; enako pa velja tudi za procese,,oz.postopke rokovanja z dokumenti (potrjena notranja pravila).
druga moznost pa je, da e-dokumente predste v hrambo kaksnemu podjetju, ki se s tem ukvarja in ima svojo dejavnost certificirano pri Arhivu RS.
klm - 24.03.2025 - 12:45
26. člen
(hramba izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki)
Varna hramba izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora ves čas trajanja hrambe omogočati:
- dostopnost izvirnega gradiva, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe;
- uporabnost, kar pomeni zmožnost reprodukcije in primernost reprodukcije za uporabo ves čas trajanja hrambe;
- celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.
