Jojo - 24.08.2025 - 05:54

Zaporedna številka prejetega dokumenta mora biti, saj ga tako knjižite v evidence v računalnik in v zvezke, datum prejema. Vse ostale stvari pa za iskanje v prihodnjosti, ko boste morda iskali kdaj in takoj videli, kam je to šlo. Vsak dodaten zapis ni odveč, je bil velikokrat dobrodošel, ne gre za kameno dobo, je pa marsikdaj zelo koristen. Draga mladina, zgledujte se po starejših, in ko delate, delajte, ne gledati na uro, kdaj boste šli domov in kam po službi. Vsi smo bili mladi, velikokrat smo se vprašali ZAKAJ.

B - 24.08.2025 - 07:45

Izredno koristen komentar za razmišljanje Jojo.

Zvončica - 24.08.2025 - 09:59

Obe dragi gospe. Zakaj obstajajo racunalniski programi? A veste, da mi mladi prej pogledamo v sistem/program kaj smo poceli z racunom, kot vi povlecete fascikel in iscete racune? Ocitno ste vi papirnati ti, ki se delate, da delate. In ostajate v sluzbi, da bi vas sef bolj cenil . 
In ja, mi mladi gremo domov po 8 urah dela, ker tako pise v pogodbi in ZDR. Tudi mi mladi imamo svoja zivljenja in druzine. Rada pocnem kar pocnem, ostanem v sluzbi, dokler ni koncano. Ne gledamo vsi mladi na uro. Ne posplosujte, tako kot mi mladi ne poslposujemo, da ste vsi stari iz kamene dobe. 
Marsi kdo star ima dobre in koristne komentarje. Tehnologija gre naprej, vi stari je zal nocete sprejeti, ker se bojite. Sveto verjamete papirnari vojni. In ravno vi tlacite mlade, naj delajo po vase. Mladi prihajajo v sluzbe z novim znanjem, lepo bi sovpadalo s starejsim kadrom, samo vi nocete sprememb. Ceprav bi bilo starejsi populaciji boljse in enostavnejse delo. Azurno, hitrejse.
SPOSTUJEM STARE. 

ALJA - 24.08.2025 - 10:02

Določene zadeve je smiselno vpisovati tudi ročno (zap.št.na prejetem računu, datum prejema-žig) in tako tudi vlagati dokumente. Nesmiselno pa je dvojno vodenje-če je v knjigovodstu zajet dokument tekoče, potem dodatne ročne evidence niso potrebne. Vedno se je dobro vprašati, zakaj in čemu. Bi bilo pa dobro, da starejši s svojo modrostjo in prakso, sodelujejo z mlajšimi, ki so modernizirani in hitrejši. Le čas, mogoče ob kavi, si je potrebno vzeti.

BBoy - 24.08.2025 - 10:11

Zadnjih 5 let nisem prijel računa v papirni obliki, niti nisem nanj nič zabeležil. cca.95% računov prispe kot eračun, PDF ali pa scan v firmo. Vsi računi, pripadajoča dokumentacija ter sama komunikacija glede VSEH "papirjev" poteka prek dokumentnega sistema. Na leto prejmemo cca.50.000 računov. Nekateri računi imajo tudi do 200 različnih prilog. Včasih sem v arhivu plezal dobeseno po lojtri da sem našel določen fascikel za določen-e račun-e. Če sem jih rabil za daljše obdobje mi je vzelo tudi po cel šiht. Kljub temu da si sam organiziram arhiv in točno vem kje iskati. Koj me hrbet zaboli!! Sedaj je vse dosegljivo v nakaj klikih - za zadnih 5 let.
Odpadejo telefonski klici, maili, razni sprehodi do ostalih pisarn, skladišč, direktorjev ... vse poteka prek sistema in je tudi trajno hanjeno z vsemi koraki.
Dokumentni sistem mi dodeli zaporedno števiko knjiženja (ločeno na PF domače in tujino), datum prejema, datum dokumenta, datum storitve, datum valute, vezo, sklicno številko in UPN. Na podlagi pretklih knjižb mi predlaga opis knjižb, stopnjo DDV ter konte stroškov, odhodkov.
Spomnim se včasih ko so mer roke bolele od luknjanja dokumentov, vlaganja "ŠPEHOV" v fascikel ter sprotno pospravljanje v arhiv.
Nisem več najmlajši za staro šaro pa tudi še nisem. Samo pisanje zaporednih in kontov ter raznih komentarjev je izguba časa če imaš vse v sistemu. JE izven mode oz. je kamena doba tako kot žoga, barvice, papir in škarje, deske kladivo in žeblji, otroška igrišča ...
 

ANJA - 25.08.2025 - 07:01

Na kakšnem mediju, v kakšni obliki stranki, ki z vami prekine poslovanje, posredujete arhiv?
Kaj pa podatki, ki jih morate za 15 let nazaj urejati s ZPIZ, morebitne preverbe podatkov, ko niso bili urejeni-oddani REKi?

Zvončica - 24.08.2025 - 10:24

Bboy. Super.
Pohvalno, da sledite :) sodelavec, kot ste vi je logičen in produktiven računovodja. Z vami bi pa delala, imela vas za sodelavca sledite novim smernicam. Saj veste kako gre:" Edina stalnica so spremembe"
Lp 

Barca - 24.08.2025 - 17:00

Saj veste, da je treba dokumente (prej ali slej) oddajati arhivu in tam izrecno zahtevajo vse na papirju?

Sama vse izpisujem in vlagam v fascikle, dodajam dobavnica, naloge, zapišem datum, zaporedno številko, kontiram. Zapišem tudi kak komentar, npr.kdaj sem klicala za dobropis, storno... ker je kaka napaka na računu.
Ne vodim pa kakih dodatnih evidenc v zvezkih.

Sem že slišala pri kolegici, kako so izgubili VSE, celoten sistem in arhiv se jim je zaradi virusa zaklenil, odkupnina za kodo pa par bitcoinov, torej par 100.000€.
 

lpo - 25.08.2025 - 08:39

Barca to pa ne bo držalo. Delate narobe. Na izobraževanju o arghiviranju so me podučili, da se ne zahteva arhiv v papirju, celo NI dovoljen za elektronsko prejete reči! Za elektronski arhiv je z obsežno zakonodajo predpisano celo v kakšni obliki in kateri formati so dovoljeni za arhiv, kako se ga hrani, kdo ga lahko shrani, kako se dela varnostne kopije, katere izobraževanja/certifikate mora imeti računalničar v firmi, da ni treba zunanje firme za arhiviranje najet, pravilnike za arhiviranja sprejeti, nujno zagotavljati delovanje starih datotek zaradi napredka in posodabljanj. Skratka delo za računalničarje, zame kot računovoodja neberljivo.
38. člen ZDAVP-2: (4) Zavezanec za davek, ki želi elektronsko obdelovati podatke za davčne namene, mora:
1.     podatke, ki jih izdela ali prejme v elektronskem formatu, hraniti v elektronskem formatu in omogočiti dostop do njih v elektronskem formatu;
 

Zvončica - 24.08.2025 - 18:55

Saj veste, da je print prejete fakture kopija? 
Programi so pa tudi ze fino napredovali. In lazje boste nasli arhivo po programu, kot pa da plezate po lestvah in celo dopoldne iscete en racun.
Prilige racunom so zraven racuna in se vse skupaj poveze. Kakšne papirnate oddaje, ne razumem. 
Komentar tudi jaz napisem in to v elektronski obliki prejetega racuna. Ko dobimo dobropis, ze na njemu pise, s katerim racunom je povezan. Ko pride revizija, gleda vse po programu. Saj imamo vse hrambe tam.
Nic ne recem, stari macki in macke ste super z znanjem, dajte se malo prilagoditi sistemu in programu, ki ga placujete, da vam olajsa delo. 
To pa ne pomeni, da smo leni. Programerji pa tudi niso ficfirici, da ne bi vedeli kaj delajo.
 

Eva - 25.08.2025 - 06:44

Pri nas printamo samo račune za register OS, register DI in račune, ki smo jih kakorkoli popravljali, saj takšen račun podpiše tisti, ki odobri popravek knjiženja. Vsi računi so v dokumentnem sistemu, kjer se jim določi konto, SM in SN, pa opombe z morebitnim pojasnilom ali reklamacijo. 
Osnovna sredstva pa dejansko iščemo tudi za 20 let nazaj in se mi zdi prav, da so skupaj s prilogami zbrani v fasciklu.

Jaz še veliko printam, pa ne prejetih računov, ampak razne odločbe, kopiram menične izjave in naprintam prvi dve strani pogodbe, printam bančna obvestila o kartičnih prilivih, temeljnice plač, obračun porabe materiala v skladišču, obračun amortizacije s kontrolnimi izpisi iz GK... Ja, določenih dokumentov nikoli več ne pogledam, imam pa shranjene po različnih fasciklih in ko kdo išče npr. zavarovalne police za avtomobile, ve, da jih pri meni dobi v petih sekundah. In ko iščemo OS iz leta 2000, v arhivu poiščem fascikel iz tistega leta in pogledam, kaj je na prejetem računu zabeleženo. 

Anton - 25.08.2025 - 10:00

Tudi jaz si printam račune in jh zložim v fascikel, vpišem zaporedno številko, vse ostalo je v programu, ampak določene zadeve pa imamo v papirni obliki, ker se je že zgodilo, da je sistem zatajil in je šlo vse v maloro in me nihče ne bo več prepričal, da bo vse v oblaku.

lpo - 25.08.2025 - 10:18

Anton, pa ste imeli arhiviranje urejeno v skladu z zahtevami zakonodaje, pa je vseeno sistem zatajil?
Gre tudi za zaupanje v računalničarje. 

lpo - 25.08.2025 - 10:59

Tudi ZDDV-1 86. člen govori o hrambi:
3) Za zagotovitev pogojev iz četrtega odstavka 84. člena tega zakona mora davčni zavezanec račune hraniti v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Davčni zavezanec lahko račune, ne glede na njihovo izvirno obliko hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine, v skladu s 84. členom tega zakona.